Obsah - Index - Předchozí - Další

Snadné nalezení a sloučení duplicitních záznamů


Snadné nalezení a sloučení duplicitních záznamů

Richard S. Wilson La Habra, California 

Přetištěno z NGS Newsletter, Vol. 25, Number 3 


Legacy má jednu z nejdokonalejších funkcí slučování ze všech současných genealogických počítačových programů.  Legacy vám nejen zobrazí údaje vedle sebe, ale také označí, které pole obsahují různé údaje.
Naposledy jsme diskutovali použití více databází v programu Legacy. Použití více databází činí porovnání a kopírování dat mezi jednotlivými databázemi bezpečnější a snadnější než dříve.  Po importu informací (z jiné databáze Legacy nebo souboru GEDCOM) se však ve vaší databázi pravděpodobně objeví duplicitní záznamy některých osob. Silný slučovací nástroj programu Legacy vám umožní bezpečně a snadno tyto duplicitní záznamy sloučit.
K funkci sloučení se dostanete ze záložky Nástroje na Pásu karet výběrem Sloučit. 
Při použití obou metod dostanete následující možnosti sloučení: 
Ruční sloučení 
Nalezení duplicit 
IntelliShare 
Popis funkce každé z těchto možností: 
Ruční sloučení: používá se ke sloučení údajů dvou osob ve vaší databázi, které jsou totožnou osobou. 
Nalezení duplicit: používá se k rozhodnutí, které osoby podle jejich údajů mohou být totožnými osobami. 
IntelliShare: funkce, která vám umožní sdílet údaje z vaší databáze s dalšími lidmi.  Tuto funkci objasníme v dalším článku. 
Proces nalezení a sloučení má dva kroky. Nejdříve musí počítač porovnat záznamy ve vaší databázi a zjistit, zda v ní neexistují duplicitní záznamy. To se stane pomocí volby Najít duplicity. Druhým krokem je sloučení údajů po jednotlivých polí u těchto duplicitních záznamů. To se uskuteční pomocí volby Najít duplicity nebo Sloučit ručně. Pokud slučujete pouze několik záznamů, dostačuje Ruční sloučení.

První obrazovkou, která se objeví, ať jste zvolili možnost Najít duplicity nebo Sloučit ručně, je varovné okno Záloha před sloučením. Pokaždé, když slučujete záznamy, existuje nebezpečí poškození vašich dat. Před zahájením operace sloučení proto vždy vytvořte záložní kopii vaší databáze. Varování: slučování záznamů neprovádějte, pokud jste hodně unaveni nebo spěcháte. Nebezpečí, že se objeví chyba je příliš velké.
Volbu Sloučit ručně vyberte, když víte, že určitá osoba má nejméně dva totožné záznamy. Někdy jsou tyto záznamy přesné duplicity, někdy jde jen o určitou variantu v údaji. Na varovné obrazovce klikněte na tlačítko Pokračovat a zobrazí se vám okno Sloučit dvě osoby. Pokud však potřebujete vyhledat možné duplicitní záznamy, použijte místo toho volbu Najít duplicity. Použijete-li volbu Najít duplicity, zobrazí se vám také varovná obrazovka, klikněte na tlačítko Pokračovat a objeví se vám okno Možnosti sloučení. Pokud použijete volbu Sloučit ručně, tato obrazovka se vám nezobrazí. Vyberte možnosti, které má počítač využít při vyhledání duplicitních záznamů.
Na záložce Normální hledání duplicit na obrazovce Možnosti sloučení můžete rozšířit nebo zúžit parametry, které počítač použije při porovnání údajů ze záznamů ve vaší databázi. Výchozí nastavení je:
Příjmení musí být přesně stejné. 
Osoby s prázdným příjmením nejsou brány v úvahu. 
Křestní jména musí být přesně stejná. 
Datum narození musí být stejné (pokud datum narození existuje). 
Místo narození musí být stejné (pokud místo narození existuje). 
Rodiče obou osob musí být slučitelní. Oba páry rodičů musí mít stejná jména, nebo jedna osoba musí mít rodiče a druhá ne, nebo jedna osoba musí mít otce a druhá matku. 
Toto výchozí nastavení můžete podle vašich potřeb změnit.
Seznam možných duplicitních záznamů můžete vytisknout, buď jako náhled na obrazovce nebo přímo na tiskárně.
Chcete-li spustit proces sloučení, klikněte na tlačítko Pokračovat v pravém horním rohu obrazovky Možnosti sloučení.  Objeví se obrazovka Sloučit dvě osoby. Tato obrazovka vystihne nejlépe sílu funkce sloučení programu Legacy. Vyberte záložku Obecné. Dva záznamy zobrazené v horní části obrazovky byly počítačem vybrány jako možné duplicity. Tato obrazovka provede snadno a rychle porovnání rozdílů těchto dvou záznamů. Legacy poskytne v dolní polovině obrazovky pohodlné zobrazení pouze těch polí, které obsahují rozdílné údaje. Legacy vám sdělí, které údaje jsou rozdílné, a vy musíte rozhodnout, které jsou přesnější. Klikněte pouze na přepínací tlačítko vedle údajů, které chcete ponechat.
Pokud si myslíte, že záznam napravo je úplnější nebo má číslo RIN (record identification number - identifikační číslo záznamu), které chcete zachovat, můžete jej vyměnit s levým záznamem. Z této obrazovky můžete také upravovat údaje obou osob nebo tlačítkem Jít na další sdělit počítači, že má tuto dvojici možných duplicit přeskočit.
Na ostatních záložkách obrazovky můžete vidět další údaje záznamů, které jsou porovnávány pro sloučení. Je třeba prohlédnout záložky, které jsou označeny hvězdičkou. Hvězdička označuje, že na tyto obrazovky obsahují údaje. Vyberete-li tuto záložku, zobrazí se obrazovka s těmito údaji. Na této obrazovce můžete ihned vidět, že tyto záznamy mají stejného partnera že záznam napravo neobsahuje žádné odkazy na záznamy dětí. Tyto záložky jsou k dispozici, abyste mohli zkontrolovat všechny údaje z obou záznamů. Tak si můžete být jisti, že se tyto záznamy jsou skutečně duplicitní.
Jste-li si jisti, že dva záznamy jsou duplicitní, sloučení provedete výběrem tlačítka Sloučit osobu vpravo s osobou vlevo v dolní části obrazovky. Záznam vpravo bude z vaší databáze odstraněn. Tento proces opakujte, chcete-li najít další duplicitní záznamy.
Legacy má funkci AutoSloučení, která tento proces zautomatizuje pro záznamy, které jsou přesnými duplicitami. Dva záznamy, které mají být totožné, musí mít:
Totožná křestní jména a příjmení. 
Oba musí mít stejná data narození. 
Všechny další údaje musí být totožné. 
Jejich rodiče musí mít stejná jména a data sňatku. 
Jsou-li sezdáni, jejich preferovaní partneři musí mít stejná jména a data sňatku. 
Pokud zaškrtnete tlačítko AutoSloučení (v dolní části obrazovky Sloučit dvě osoby) během procesu ručního sloučení a narazíte na dva záznamy, které jsou přesnými duplicitami, Legacy se vás zeptá, zda chcete spustit proces AutoSloučení. Pokud zvolíte použití procesu AutoSloučení, Legacy pak automaticky sloučí všechny duplicitní údaje, které ve vaší databázi objeví.

Při použití funkce AutoSloučení buďte velmi opatrní. I když všechny údaje osob musí být totožné, existuje možnost (pokud o těchto osobách máte velmi málo informací), že tyto záznamy totožné nejsou. Největší nebezpečí je, pokud máte o záznamech velmi málo údajů. Používejte tedy funkce AutoSloučení velmi pozorně a nezapomeňte vždy vytvořit zálohu vaší databáze.


9-0512