Obsah - Index - Předchozí - Další

Jak poslat soubory emailem


Počítače, internet a email přeměnily genealogickou komunitu z pomalé a klidné záliby, kdy bylo vše zapisováno ručně a posíláno poštou, na živé a vzrušující hobby a zábavu, kdy můžete komunikovat téměř okamžitě s kýmkoli kdekoli po celém světě a spojit se s novými liniemi příbuzných, které můžete převést do své vlastní databáze několika málo stisknutí tlačítek a kliknutí myší.

Sdílení informací pomocí emailu zvláště oceníte, pokud se seznámíte s novými příbuznými nebo jinými osobami, které pracují se stejnými rodovými liniemi jako vy.

Existuje několik způsobů, jak poslat informace pomocí emailové zprávy.  Některé zahrnují text, jiné grafiku a přílohy.  Uvážit byste měli možnosti příjemce emailu.  Někteří poskytovatelé emailových služeb omezují velikost zpráv a příloh; někteří jsou bez omezení. 

Několik slov o kompresi
Při posílání emailové zprávy je hlavním faktorem její velikost.  Někteří lidé ještě mohou mít relativně pomalé připojení k internetu a stažení velkých souborů jim může trvat dlouho.  V některých oblastech může být připojení k internetu nestabilní a přijetí takto velkých souborů může způsobovat problémy.  V těchto případech, čím menší soubory pošlete, tím lépe.

Většinu souborů lze před jejich odesláním zkomprimovat na mnohem menší velikost.  Formát Zip je standardní metodou komprimace a často může stlačit velikost souboru na zlomek jeho původní velikosti.  Program WinZip patří k nejznámějším programům na správu souborů zip.  Kopii tohoto programu (shareware) si můžete stáhnout zde:

  http://www.winzip.com/winzip/download.htm

Soubory lze komprimovat i pomocí jiných programů.  Mnoho z nich používá stejný kompresní formát jako WinZip.  

Některé soubory, jako např. grafický formát jpeg, jsou již komprimovány a pomocí WinZip je již nelze zmenšit.  Komprimován je také záložní soubor vaší databáze Legacy.

Přímé vložení textu do těla zprávy
Nejjednodušším způsobem, jak poslat informace emailem někomu jinému je vložit informaci přímo do těla zprávy.  Do emailových zpráv ve formátu prostého textu můžete vložit pouze neformátovaný text.  Nemůžete sem vložit kopii obrazovky nebo obrázkové soubory.  Tyto soubory můžete poslat jako přílohy (viz níže).

Většinu reportů v Legacy můžete poslat do textového souboru.  Na konci tvorby textového formátu souboru reportu vám Legacy nabídne otevření souboru ve vašem výchozím textovém editoru.  Odtud můžete celý text snadno vybrat (Ctrl-A) a zkopírovat jej do schránky (Ctrl-C) a poté jej vložit (Ctrl-V) do těla vaší emailové zprávy.

Přímé vložení grafiky do těla zprávy
Pozn.:  Pokud zachytíte obsah obrazovky pomocí kláves PrintScreen nebo Alt-PrintScreen, nemůžete jej okamžitě vložit do emailové zprávy ve formátu HTML nebo RTF.  Bitové mapy takto vkládat nelze.  Pokud však máte např. Microsoft Word, můžete jej otevřít, obsah obrazovky vložit na stránku, kliknout na obrázek a stisknutím Ctrl-C jej znovu zkopírovat do schránky.  Nyní jej můžete vložit přímo do těla emailové zprávy ve formátu HTML.  Program WordPerfect takto nepracuje.  

Přílohy
Nejběžnějším způsobem vkládání samostatných souborů do emailových zpráv je prostřednictvím příloh.  Přílohy jsou odeslány spolu s tělem zprávy a mohou být samostatně zobrazeny a/nebo uloženy příjemcem emailu.

Většina příloh by před připojením ze zprávě měla být zkomprimována.  (Viz Komprese výše.)  Soubory bitových map lze komprimovat s velkým úspěchem a jejich velikost je často snížena na méně než pět procent jejich původní velikosti.  Např. bitovou mapu o velikosti 2 megabajty lze zkomprimovat až na velikost mezi 50 a 100 kilobajty.  Textové soubory, včetně souborů RTF a HTML lze také zkomprimovat na zlomek jejich původní velikosti.  Grafický formát jpeg a záložní soubory Legacy jsou již zkomprimovány při svém vytvoření, takže komprimační programy nemají na jejich velikost žádný efekt.

Jak poslat přílohy
Uvádíme několik příkladů, jak poslat přílohy pomocí některých nejpoužívanějších emailových programů:

America Online (AOL) 
Calypso 
Eudora 
Hotmail 
Netscape Communicator 
Outlook 
Outlook Express 
Pegasus 
Yahoo 

Stažení z vašich webových stránek
Soubory, které chcete poslat, jsou někdy velké a příjemce je nemůže obdržet kvůli nastavení omezení velikosti přijaté pošty internetovým providerem.  Někteří lidé nemohou přílohy přijímat vůbec.  Jiným způsobem, jak předat velký soubor, je nahrát jej na vaše webové stránky a odkaz na soubor pak poslat osobě, která si jej poté může stáhnout.  Většina internetových providerů nabízí svým zákazníkům určitý diskový prostor pro jejich osobní webové stránky.

Nahrání souboru
Nahrání souboru z vašeho počítače na váš osobní webový prostor vyžaduje program FTP.  Tato zkratka znamená File Transfer Protocol.  Musíte mít také adresu hostitele (kam to chcete nahrát), login a heslo, a někdy též výchozí umístění ukazující na určitou složku vašeho internetového providera.  K dispozici je několik dobrých programů FTP, některé z nich jsou shareware a lze je vyzkoušet a pak koupit za velmi slušnou cenu. 


9-0154