Obsah - Index - Předchozí - Další

Formát zápisu dat


Zápis dat a formátování jmen a sídel

James P. Terry


Vykročte pravou nohou
První věc, kterou byste měli udělat, je zkontrolovat nastavení vašeho programu, které se týká psaní velkých a malých písmen u jmen a sídel. Zvolte Nastavení ze záložky Možnosti na Pásu karet. V okně Nastavení přejděte na záložku Formát dat. Zde jsou možnosti, jak mají být jména a sídla formátovány:
  • Písmena v titulech před a za jménem:
    První velké písmeno nebo Ponechat beze změn
  • Písmena v křestních jménech:
    První velké písmeno nebo Ponechat beze změn
  • Písmena v příjmeních:
    První velké písmeno, VELKÁ PÍSMENA nebo Ponechat beze změn
  • Písmena v sídlech:
    První velké písmeno nebo Ponechat beze změn
  • Tlačítka Použít: 
    Tlačítka Použít aplikují nastavení formátu na všechny záznamy v databázi.

    Pokud zvolíte, že má Legacy formátovat vaše jména a sídla s prvním písmenem velkým, uplatní se následující pravidla:
    Názvy zapsané malými písmeny budou po opuštění pole automaticky převedeny na názvy s prvním písmenem velkým. Např. zápis malými písmeny seattle, king co., washington, bude poté, co opustíte pole, automaticky přeformátován na Seattle, King Co., Washington.
    Pokud máte zvláštní případ, jako třeba Playa del Sol, kde slovo del by mělo být malými písmeny, zapište název správně použitím velkých a malých písmen.  Po opuštění pole bude výsledkem Playa del Sol.
    Zvláštní případ 1: Pokud je nastavena volba První velké písmeno, zápis příjmení jako mcdonald a mcfadden malými písmeny bude po opuštění pole automaticky přeformátován na McDonald a McFadden.
    Zvláštní případ 2: Pokud je nastavena volba První velké písmeno, standardní poštovní zkratky států USA a kanadských provincií budou automaticky zformátovány na všechny velká písmena. Např. zápis malými písmeny richmond, henrico co., va, bude po opuštění pole převeden na Richmond, Henrico Co., VA. A podobně zápis malými písmeny richmond, bc bude automaticky přeformátován na Richmond, BC.
    Několik případů však může skončit problematicky. Např. zápis malými písmeny pla de manlleu bude po opuštění pole převeden na Pla DE Manlleu. Program totiž očekává, že dvojpísmenné slovo de je zkratkou pro Delaware (DE). Podobně z la se stane LA (zkratka pro Louisianu) a z on se stane ON (zkratka pro Ontario), atd. Problém vyřešíte otevřením seznamu sídel a ruční opravou tohoto sídla.
    Pokud zvolíte, že Legacy nemá měnit to, co do jmen a sídel zapíšete, uplatní se jedno pravidlo:
    Vidíte to, co jste zapsali. Pokud při zápisu uděláte chybu, klikněte na šipku dolů vpravo od pole a otevře se seznam, kde můžete kliknout na tlačítko Upravit. Úprava provedená z této obrazovky neprochází formátováním.
    Pokud zvolíte, že má mít Legacy příjmení velkými písmeny, uplatní se dvě pravidla:
    Bez ohledu na to, co napíšete, bude příjmení po opuštění pole přeformátováno na všechna velká písmena.
    Tlačítko Použít aplikuje nastavení formátu všechna velká písmena na všechny záznamy v databázi.

    Automatické doplnění
    Pole příjmení a sídel jsou pole, která se při zápisu automaticky doplňují. Pokud začnete psát jméno nebo místo, program se pokusí zápis doplnit podle seznamu příjmení nebo seznamu sídel.
    Pokud zapíšete název místa do jednoho z polí, která se automaticky doplňují, můžete vždy kliknout na šipku dolů napravo od pole, která způsobí otevření seznamu, ve kterém můžete kliknout na tlačítko Upravit. Úprava provedená z této obrazovky neprochází formátováním. Hodnoty, které sem zapíšete, zůstanou přesně tak, jak jste je zapsali. Zapíšete-li položku do seznamu, Legacy tuto položku použije příště při zahájení zápisu položky, která začíná stejně.
    Pro někoho to může znamenat problém, protože se mu může jevit, že nemá kontrolu nad zápisem údajů a funkce automatického doplnění najde položku, která je chybně zapsaná. Jeden uživatel měl například následující dotaz: "Když píšu Ramsay, Isle of Man, automaticky se tento zápis změní na Ramsay, Isle of MAN. Zdá se, že nelze zapsat slovo Man, aniž by bylo převedené na všechna velká písmena." A to proto, že když bylo toto sídlo poprvé zapsáno, bylo zapsáno s chybou. Potom, co bylo uloženo do seznamu sídel, vždy se bude objevovat tak, jak jste jej poprvé zapsali. Nelze jej opravit v poli sídla této obrazovky tím, že jej přepíšete. Pokud nechcete, aby slovo MAN bylo velkými písmeny, musíte otevřít seznam sídel kliknutím na šipku dolů napravo od pole a poté kliknout na tlačítko Upravit, provést změnu a kliknout na tlačítko Uložit.

    Úprava sídel ze seznamu sídel
    Seznam sídel můžete také otevřít ze záložky Zobrazit na Pásu karet výběrem Seznamy / Sídla. Formát písmen a pravopis názvů sídel můžete v seznamu sídel změnit výběrem sídla a kliknutím na tlačítko Upravit. Nezapomeňte však, že změna sídla v seznamu způsobí změnu všech odkazů na toto sídlo. Pokud je sídlo uloženo do seznamu ve své správné podobě, můžete s ním sloučit všechny chybné varianty (viz Sloučení duplicitních sídel níže).
    Další možnosti:
    Kliknutím na tlačítko Možnosti se zobrazí krátké menu, ze kterého můžete vybrat následující možnosti:
  • Smazání sídla
    Pokud sídlo ze seznamu sídel není použito, můžete jej ze seznamu smazat jeho zvýrazněním a poté kliknutím na volbu Smazat. Legacy potvrdí, že toto sídlo není použito, a ze seznamu jej odstraní. Pokud některé záznamy odkazují na toto sídlo, nelze jej smazat. V tomto případě Legacy nabídne zobrazení seznamu všech záznamů, které toto sídlo používají.
  • Sloučení duplicitních sídel
    Po opravě chybně zapsaných názvů sídel se může stát, že se v seznamu sídel objeví duplicity. Chcete-li tyto duplicity odstranit a seznam vyčistit, zvolte možnost Sloučit duplicitní záznamy. Legacy pak projde seznam, duplicity sloučí a přesune odkazy.
  • Pročištění nepoužitých sídel
    Chcete-li ze seznamu sídel smazat nepoužitá sídla, zvolte možnost Pročistit nepoužité. Legacy zkontroluje všechny záznamy, zda jsou použity. Pokud ne, odstraní je ze seznamu.

    Úprava příjmení ze seznamu příjmení
    Seznam příjmení můžete také otevřít ze záložky Zobrazit na Pásu karet  výběrem Seznamy / Příjmení. Formát písmen a pravopis příjmení můžete v seznamu příjmení změnit výběrem příjmení a kliknutím na tlačítko Upravit. Nezapomeňte však, že změna příjmení v seznamu způsobí změnu všech odkazů na toto příjmení. Pokud je příjmení uloženo do seznamu ve své správné podobě, můžete s ním sloučit všechny chybné varianty (viz Sloučení duplicitních příjmení níže).
    Další možnosti:
    Kliknutím na tlačítko Možnosti se zobrazí krátké menu, ze kterého můžete vybrat následující možnosti:
  • Smazání příjmení
    Pokud příjmení ze seznamu příjmení není použito, můžete jej ze seznamu smazat jeho zvýrazněním a poté kliknutím na volbu Smazat. Legacy potvrdí, že toto příjmení není použito, a ze seznamu jej odstraní. Pokud některé záznamy odkazují na toto příjmení, nelze jej smazat. V tomto případě Legacy nabídne zobrazení seznamu všech záznamů, které toto příjmení používají.
  • Sloučení duplicitních příjmení
    Po opravě chybně zapsaných příjmení se může stát, že se v seznamu příjmení objeví duplicity. Chcete-li tyto duplicity odstranit a seznam vyčistit, zvolte možnost Sloučit duplicitní záznamy. Legacy pak projde seznam, duplicity sloučí a přesune odkazy.
  • Pročištění nepoužitých příjmení
    Chcete-li ze seznamu příjmení smazat nepoužitá příjmení, zvolte možnost Pročistit nepoužité. Legacy zkontroluje všechny záznamy, zda jsou použity. Pokud ne, odstraní je ze seznamu.

    Pravidla při importu:
    Pokud nechcete, aby program Legacy formátoval vaše jména a názvy sídel při importu, nesmíte zaškrtnout pole Formát jmen a míst (Počáteční velké, VŠECHNA VELKÁ, atd.) a Legacy poté nechá názvy a jména přesně tak, jak je nalezl v souboru GEDCOM. Pokud tuto možnost zaškrtnete, Legacy použije aktuální nastavení formátu, které máte v Možnosti, Nastavení.


    9-0527